مفاھیم ادارة المكاتب العلیا والسكرتاریة باحدث التقنیات:

•  مفاھیم السكرتاریة و ادارة المكاتب العلیا
•  أنواع وأھمیة السكرتاریة و ادارة المكاتب العلیا
•  السكرتاریة .. المعارف والمھارات اللازمة
•  تنظیم مواعید المدیر في ضوء إدارة الوقت
•  الإعداد والتنظیم الجید للاجتماعات وصیاغة المحاضر
•  فن الاتصال والتواصل وإدارة العلاقات المتعددة

مفھوم تقنیات الدارة المكتبیة:

• أھمیة تفعیل التقنیة في نجاح الادارة المكتبیة الحدیثة
•  مھارة الاداري في كیفیة التعامل مع برنامج الآوت لوك والاستفادة من إمكانیاتھ
•  الأرشفة الإلكترونیة
•  مزایا وخصائص الأرشفة الإلكترونیة ومقارنتھا بالطرق الاخرى
•  تنظیم أعمال إدارة المكاتب والمحفوظات بالمكاتب الحدیثة

تنظیم الاجتماعات

• عناصر الاجتماع الفعال
• تحضیر جدول الأعمال
• مسببات ضیاع الوقت الشائعة
• تسجیل محضر الاجتماع

الاجتماعات الإنتاجیة الرائدة:

•  صیاغة طرق للتواصل والقیادة والمشاركة بفعالیة في الاجتماعات
•  التغلب على عقبات الاتصال في الاجتماعات
•  تلخیص استراتیجیات الاستجابة للتحدیات والتعلیقات والأسئلة
• مسؤولیات القادة والمشاركین في الاجتماع والإعداد للمقابلات والتعامل مع زوار المكتب:
•  الإعداد للمقابلات
•  التعامل مع زوار المكتب

إدارة الوقت:

•  مفھوم إدارة الوقت
• حقائق خاصة بالوقت
•  المبادئ والأسس التي تحكم إدارة وقت
• تحدید أسباب إضاعة الوقت والتخلص منھا
•  العوامل الخارجیة التي تضیع وقت الإداري ومدیر المكتب
•  العوامل الداخلیة التي تضیع وقت الإداري ومدیر المكتب
• وضع الأھداف والأولویات
• استخدام المقاییس للتحكم في كفاءتك وتحسینھا
•  تخطیط و إدارة الوقت للذات و الاخرین
•  إعداد سجلات العمل الزمنیة والاستفادة منھا

السكرتاریة ومھارات الاتصال والحدیث الفعال والإنصات الجید:

 

•  مفھوم الاتصال وأنواعه
•  عناصر أو مكونات عملیة الاتصال
• أھمیة الاتصال
•  مفھوم الحدیث الفعال
•  كیف ینمي الإداري ومدیر المكتب مھاراتھ في الحدیث الفعال
•  مفھوم الإنصات
•  كیف ینمي الإداري ومدیر المكتب مھاراتھ في الإنصات الجید

أساسیات الاتصال:

•  الخطوط العریضة لنموذج الاتصال التقلیدي
•  وصف عناصر الاتصال الكلي
•  توضیح التقنیات الرئیسیة لتعزیز مھارات الاتصال
• مھارات التواصل الكتابي واللفظي الفعال
•  تحسین المصداقیة وكسب التقدیر
•  أھمیة الموقف الإیجابي
•  الحزم
•  إقناع المدیر وزملائك والمرؤوسین والعملاء بأفكارك
• إعداد عرض تقدیمي احترافي
•  عناصر المراسلات المھنیة المتقنية

دور الإداري ومدیر المكتب

• الإدراك مقابل الحقیقة

• عوامل نجاح الإداري: الاختلاف عن الآخرین بشكل واضح وكبیر
• الكفاءات اللازمة لتحقیق النجاح
• ما الذي یجب فعلھ لتحقیق التمیز في العمل
• تحدید دور مدیر المكتب

تقدیم الخدمات للعملاء الداخلیین والخارجیین

• فھم الاحتیاجات الخاصة بالعملاء الداخلیین والخارجیین
• إزالة عوائق تقدیم الخدمة
• تقدیم خدمات ممتازة
• تحلیل عقلیة الصومعة
• معالجة الشكاوى

أسالیب إدارة ومواجھة ضغوط العمل

• الأسباب والأعراض
• تحدید مسببات ضغط العمل
• كیف یؤثر ضغط العمل على الأداء
• وضع خطة إدارة شاملة لضغوطات العمل

استخدام الھاتف بشكل مناسب

• السلوك المھني عند استخدام الھاتف
• قواعد الإنصات الجید
• خطوات التعامل المحترف عند الرد على مكالمة ھاتفیة
• التعامل مع الشخصیات الصعبة من المتصلین

التواصل مع اللباقة والدبلوماسیة:

 

•  تحدید تقنیات واستراتیجیات الاتصال بدبلوماسیة ولباقة
•  شرح فوائد الدبلوماسیة واللباقة
•  وصف الاستراتیجیات لتجنب مشاكل الاتصال الشائعة

تعزیز المصداقیة وعلاقات العمل:

•  تلخیص أھمیة المھارات الشخصیة
•  شرح استراتیجیات بناء التحالفات
•  مناقشة ما ھي السلوكیات اللازمة لتقدیم المصداقیة

 

التواصل مع أنواع مختلفة من الشخصیات:

 

•  تلخیص أنماط شخصیة مختلفة وخصائصھا
•  وصف استراتیجیات الاتصال المناسبة لكل نمط من أنماط الشخصیة
•  مناقشة كیفیة العمل بفعالیة مع أنماط شخصیة مختلفة

 

الإقناع الإیجابي:

 

• تلخیص استراتیجیات التفاوض
•  تحدید تقنیات وأدوات الإقناع
•  وصف كیفیة التعامل بشكل مثمر مع الاعتراضات والمقاومة

 

التواصل مع اللباقة في المواقف الصعبة:

 

•  وصف أفضل تقنیات الاتصال لاستخدامھا في المحادثات الصعبة
•  استراتیجیات صریحة للتعامل بفعالیة مع الخلافات أو سوء الفھم
•  توضیح الأسالیب التي تساعد على التركیز على الحصول على رسالة صحیحة

 

إدارة التعارضات ومنع مشاكل الاتصال:

 

•  وصف كیفیة استخدام عقلیة إیجابیة وبناءة
•  شرح التكتیكات للتعامل مع صراعات الآخرین
•  تحدید طرق منع أو تقلیل السلوك الدفاعي