المفاهيم الأساسية وأنواع الوثائق التوثيقية

• الفرق بين الملخص التنفيذي ومحضر الاجتماع من حيث الغرض والشكل.
• أهمية هذه الوثائق في دعم اتخاذ القرار الإداري.
• أنواع المحاضر (تنفيذي – تقني – تشغيلي).
• الفرق بين المضمون والمحتوى: ماذا نكتب؟ وماذا نُسقِط؟
• خصائص الوثيقة الإدارية الناجحة (الاختصار – الدقة – الوضوح).
• أخطاء شائعة في كتابة المحاضر والملخصات.
• دراسة حالات.

مهارات التلخيص وتحليل المعلومات

• كيفية القراءة التحليلية لاستخراج الفكرة الرئيسية.
• مهارة إعادة الصياغة بلغة موجزة.
• تقنيات حذف الحشو وتكرار المعنى.
• اختيار العبارات الرسمية الدقيقة.
• استخدام الجداول والنقاط في تقديم المحتوى المركّز.
• تطبيق عملي: تلخيص تقرير إداري.

كتابة الملخص التنفيذي باحتراف

• الغرض من الملخص التنفيذي وأهميته للإدارة.
• بنية الملخص: (المقدمة – الهدف – النقاط الرئيسة – التوصية).
• اختيار لغة حيادية وواضحة.
• تقنيات البدء الجاذب والختام المؤثر.
• التعامل مع تقارير طويلة أو فنية وتحويلها إلى ملخص مفهوم.
• استخدام النقاط البصرية والأرقام.
• تمرين تطبيقي: كتابة ملخص تنفيذي لمشروع أو تقرير اجتماع.

مهارات تدوين ملاحظات الاجتماع باحتراف

• الاستعداد قبل الاجتماع (جدول الأعمال – الأجندة).
• ما الذي يجب تدوينه؟ وكيف نحدد ما هو مهم؟
• استخدام الرموز المختصرة أثناء التدوين.
• أسلوب تدوين القرارات والنقاشات والتوصيات.
• إدارة الوقت أثناء التدوين مع المتابعة الذهنية للنقاش.
• تطبيق عملي: تدوين محضر من تسجيل لاجتماع واقعي.

صياغة محاضر الاجتماعات الرسمية

• الهيكل العام للمحضر الرسمي: (مقدمة – الحضور – البنود – النقاشات – القرارات – المهام – الخاتمة).
• كتابة بلغة رسمية ومحايدة دون رأي شخصي.
• توثيق التوصيات والمسؤوليات وتواريخ التنفيذ.
• مراجعة لغوية وصياغية قبل اعتماد المحضر.
• تنسيقات محاضر الاجتماعات الطويلة والقصيرة.
• ورشة عمل تطبيقية.