مدخل إلى الاجتماعات المكتبية الفعالة

• التعريف بأنواع الاجتماعات المكتبية (تشاورية، تخطيطية، تقويمية، طارئة).
• الفرق بين الاجتماعات المجدية والاجتماعات غير المنتجة.
• نتائج الاجتماعات الفاشلة على أداء الفرق وجودة العمل.
• دور السكرتير أو المساعد الإداري في رفع كفاءة الاجتماع.

التخطيط المسبق للاجتماع – مرحلة ما قبل الانعقاد

• تحليل أسباب الاجتماع وتحديد أهدافه بوضوح.
• بناء جدول أعمال فعال (ترتيب الموضوعات حسب الأولوية – تخصيص الوقت لكل بند).
• تحديد قائمة الحضور بناءً على التخصص والوظيفة.
• كتابة دعوة رسمية مهنية وإرسالها عبر البريد الإلكتروني.
• التأكد من توصيل الدعوة والملحقات بشكل صحيح.

تجهيز البيئة المناسبة للاجتماع

• تحديد نوع الاجتماع: حضوري – افتراضي – مختلط.
• تجهيز القاعة من حيث التهوية، الإضاءة، الصوت، الطاولات.
• إعداد المواد اللازمة: العروض التقديمية، النماذج، مستندات النقاش.
• فحص الجوانب التقنية مسبقًا (الكمبيوتر، البروجكتور، تطبيقات الاجتماعات).
• وضع خطط بديلة لأي خلل طارئ.

إدارة الحوار والانضباط الزمني داخل الاجتماع

• قواعد ضبط الوقت (وقت البداية والنهاية – وقت كل بند – الاستراحات).
• كيفية بدء الاجتماع وتقديم المشاركين.
• تقنيات التحكم في النقاش (فتح وغلق المواضيع – منع المقاطعات – احترام الآراء).
• توجيه المشاركين نحو القرارات دون تحكم.
• تمرين تطبيقي على تيسير اجتماع صغير.

مهارات تدوين الملاحظات خلال الاجتماع

• أساليب التلخيص الفوري: الترقيم – الرموز – الكلمات المفتاحية.
• تحديد ما يجب تدوينه: المقترحات، الملاحظات، التوصيات، التحفظات.
• أدوات التدوين الإلكتروني والورقي.
• تنظيم الملاحظات بشكل منطقي يسهل تحويله إلى محضر رسمي.
• تطبيق عملي: تدوين اجتماع مسجّل.

كتابة محضر الاجتماع – من الملاحظات إلى التوثيق الرسمي

• الهيكل المثالي لمحضر الاجتماع.
• معلومات الاجتماع الأساسية (التاريخ، الوقت، الحضور).
• جدول الأعمال.
• ملخص كل بند مع التوصيات والقرارات.
• المهام الموكلة ومواعيد التسليم.
• لغة الكتابة: واضحة، رسمية، موجزة.
• مراجعة وصياغة نهائية قبل التوزيع.
• نشاط تطبيقي على تحرير محضر فعلي من جلسة محاكاة.

المتابعة بعد الاجتماع – تحويل الكلام إلى أفعال

• إرسال المحضر للمشاركين.
• إعداد جدول متابعة حسب المهام الموكلة.
• طرق التذكير والتحديث (إيميل، برامج متابعة، ملفات مشتركة).
• إدارة النقاط غير المكتملة من الاجتماعات السابقة.
• تطبيق عملي: إعداد جدول متابعة لمهام متعددة.

أدوات وتقنيات تنظيم الاجتماعات الحديثة

• تنظيم الاجتماعات باستخدام Microsoft Teams, Zoom, Google Meet.
• أدوات دعم التعاون خلال الاجتماع (Miro، Mentimeter، Trello).
• جدولة تلقائية للاجتماعات باستخدام Outlook وGoogle Calendar.
• تسجيل الاجتماع وتفريغه آليًا باستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي.
• مشاركة الملفات وتتبع الأداء مع الفرق بعد الاجتماع.

الإدارة المواقف الحرجة أثناء الاجتماع

• التعامل مع النقاشات الحادة والانفعالات.
• احتواء المقاطعات المستمرة أو الخروج عن الموضوع.
• التعامل مع الغياب المفاجئ لأحد الأعضاء أو خلل تقني.
• تمرين عملي لمحاكاة اجتماع به مواقف متوترة.
• تصميم خطة شخصية لكل مشارك لتطوير مهاراته في إدارة الاجتماعات.