فهم الضغوط في أعمال السكرتارية وإدارة المكاتب:

• مصادر الضغوط في مهام السكرتارية وإدارة المكاتب.
• الفرق بين الضغوط الإيجابية والسلبية.
• مؤشرات الضغط (نفسية – جسدية – سلوكية).
• أثر الضغوط على جودة أداء أعمال السكرتارية.
• دراسة حالات.

تحليل الذات في مواجهة الضغوط:

• أنماط الشخصية وعلاقتها بطريقة التعامل مع التوتر.
• تحديد استجابتك الفطرية للضغوط.
• مهارات الوعي الذاتي والانتباه للتغيرات النفسية.
• الفرق بين "الاستجابة" و"رد الفعل".
• كيف تدير مشاعرك دون قمعها أو تفجرها؟
• تطبيق عملي.

مهارات إدارة الوقت كأداة رئيسية لتقليل الضغط

• أسباب ضياع الوقت في أعمال السكرتارية وإدارة المكاتب.
• الفرق بين "الانشغال" و"الإنتاجية".
• أولويات العمل تحت الضغط – مصفوفة أيزنهاور.
• تقنيات التخطيط اليومي والواقعي.
• استخدام أدوات مثل التقويم الرقمي وتطبيقات المهام.
• تقسيم المهام الكبيرة إلى خطوات صغيرة قابلة للتنفيذ.
• تمرين عملي: إعادة جدولة أسبوع مضغوط.

التواصل الفعّال لتقليل التوتر:

• ضغوط التواصل اليومي مع المديرين والزملاء والعملاء.
• التواصل السلبي كمصدر ضغط متكرر.
• مهارات الإنصات لفهم المشكلة قبل الرد عليها.
• فن طلب المساعدة وتوضيح الحدود المهنية.
• التعامل مع الشخصيات المتوترة والمتسلطة.
• بناء شبكة تواصل داعمة.
• تطبيق عملي: لعب أدوار.

تقنيات الاسترخاء والتنفس الواعي في العمل

• أثر التوتر البدني على التركيز والإنتاج.
• تمارين التنفس العميق وفك العضلات المشدودة.
• تقنيات الاسترخاء البصري والذهني.
• تطبيق مبدأ “Pause-Breathe-Respond” خلال ضغط العمل.
• تخصيص دقائق استراحة فعالة أثناء يوم العمل.
• استراتيجيات “الانسحاب المؤقت” لإعادة التوازن.
• تطبيق عملي.

تعزيز التفكير الإيجابي والمرونة النفسية

• المرونة النفسية: ما هي؟ وكيف تتكون؟
• تقنيات إعادة صياغة المواقف المزعجة.
• تحويل الضغط إلى فرصة للتعلم والنمو.
• بناء العبارات التحفيزية الذاتية.
• تمرين: “ما الشيء الجيد في هذا الموقف؟”
• تأمل موجّه لتعزيز النظرة المتوازنة للأحداث.
• تطبيق عملي.

إدارة المهام المتعددة في أعمال السكرتارية:

مفهوم المهام المتوازية: هل هو وهم؟

• مخاطر محاولة أداء أكثر من مهمة في وقت واحد.
• استخدام أسلوب "المهام المتسلسلة" لتحسين التركيز.
• تحديد وقت مخصص لكل نوع من المهام (مكالمات – تقارير – بريد).
• جدول الطاقات: متى تعمل بتركيزك الأعلى؟
• تقنيات إدارة المقاطعات.
• تطبيق عملي: تصميم روتين ذكي لتقليل الضغط الناتج عن المهام المتداخلة في أعمال السكرتارية وإدارة المكاتب.

التعامل مع التوقعات المرتفعة والضغوط الخارجية

• ضغوط الأداء العالي والمثالية.
• التعامل مع التوقعات غير الواقعية من المدير أو الفريق.
• وضع حدود مهنية واضحة.
• كيف تقول "لا" بطريقة مهنية؟
• إدارة علاقة صحية مع المسؤولين المباشرين.
• تطبيق عملي: لعب أدوار.

بناء بيئة عمل داعمة وخالية من التوتر

• العناصر الرئيسية لبيئة العمل المريحة في أعمال السكرتارية وإدارة المكاتب.
• التصميم البيئي وتأثيره على الحالة الذهنية.
• تقليل الضوضاء البصرية والذهنية.
• ثقافة الفريق الإيجابية كمضاد للتوتر.
• مبادرات بناء الدعم المتبادل بين الزملاء.
• ورشة عمل: تصميم خطة تطوير ذاتي للتحكم في الضغوط على المدى الطويل.