المدخل لعلم وفن تخطيط وإدارة الفعاليات والمؤتمرات:

 

•       مفهوم الفعالية وأنواعها.
•       مفهوم المؤتمر وأنواعه.
•       نبذة تاريخية عن نشأة وتطور علم وفن تخطيط وإدارة الفعاليات والمؤتمرات .
•       المصطلحات العملية المستخدمة في علم تنظيم الفعاليات .
•       القواعد الأساسية لعقد الفعاليات والمؤتمرات.
•       استراتيجيات التخطيط والإعداد للمؤتمرات .

 

 

التحضير للفعاليات والمؤتمرات:

 

•       جمع المعلومات المطلوبة للتحضير.
•       إعداد خطة الفعالية أو المؤتمر مع النشاطات والبرامج المفصلة.
•       اختيار المكان والاتفاق على موقع الفعالية والمؤتمر.
•       التجهيز للإجراءات التي تتخذ قبل وأثناء وبعد انعقاد المؤتمر.
•       مراعاة إتيكيت وبروتوكول تنظيم الفعاليات والمؤتمرات. 

 

التخطيط لإدارة الفعاليات والمؤتمرات:

 

•       تطوير الخطة السنوية لتنظيم الفعاليات .
•       المخططات الإدارية لتنظيم الفعاليات والمؤتمرات.
•       شروط التنظيم الناجح.
•       صياغة الأهداف .
•       كيفية اختيار الزمن والمكان المناسب للحدث .
•       إعداد البرامج والأنشطة المصاحبة للفعاليات والمؤتمرات .
•       تحديد كمية ونوعية الإمدادات الغذائية المناسبة وأسلوب تقديمها
•       التجهيزات اللوجستية للمعارض والمؤتمرات والاحتفالات .
•       كيفية تصميم البرامج الاجتماعية المصاحبة للمعارض والمؤتمرات والفعاليات.
•       استراتيجيات الترويج والدعاية للفعاليات والمؤتمرات.
•       الخطوات المطلوبة لترويج وتسويق الفعالية أو المؤتمر.
•       فن التعامل مع وسائل الإعلام قبل وأثناء وبعد المؤتمر .
•       إدارة المركز الإعلامي للمؤتمر .
•       طرق متابعة فعاليات المؤتمر .
•       التعامل مع طوارئ المشاكل التنظيمية والشخصية والأطراف الثالثة في الفعاليات والمؤتمرات.
•       تقييم أداء إدارة المؤتمرات الناجحة .
•       أخطاء شائعة في تنظيم المؤتمرات والفعاليات.
•       تطبيق عملي.    

 

 

المهام المختلفة لإدارة الفعاليات الكبرى والمؤتمرات:

 

•       الناقل الرسمي (خطوط الطيران).
•       إجراء حجوزات الفنادق.
•       تنظيم عملية التسجيل للمؤتمر.
•       البرنامج العلمي واختيار المتحدثين.
•       التغطية الاعلامية أثناء الفعالية أو المؤتمر.
•       إدارة الاحتفال أو المؤتمر أو الندوة.
•       إدارة النشاطات الاجتماعية المختلفة.
•       تطبيق عملي "لعب أدوار".

 

    إدارة فرق العمل في الفعاليات والمؤتمرات:

 

•       تحديد الموارد البشرية لإدارة الفعالية أو المؤتمر.
•       ترتيب اللجان الخاصة بالمؤتمر .
•       تشكيل اللجان المنظمة للاحتفالات ومهامها.
•       مهام ودور اللجنة المنظمة.
•       تشكيل مختلف اللجان المتخصصة في الفعالية أو المؤتمر.
•       مهام وأدوار اللجان (العلاقات العامة، اللجنة التحضيرية، اللجنة الإعلامية).
•       إدارة القوى العاملة في الفعاليات والمؤتمرات.
•       تدريب/تحفيز الفرق التي تتولى إدارة الفعالية أو المؤتمر.
•       إدارة الموظفين والعاملين المساعدين المختصين.

 

إدارة الجوانب المالية للفعاليات والمؤتمرات:

 

•       تحضير  ميزانية المؤتمر.
•       التحكم بالنفقات وفقًا للميزانية.
•       تحديد رسوم التسجيل.
•       مراقبة السيولة المالية.
•       تطبيق عملي متكامل.