course | مهارات مدير المكتب و بروتوكول إدارة المكاتب

مدخل إلى المهارات المكتبية الحديثة
 

• تعريف ماهية وأهمية وظيفة إدارة المكاتب.
• المتطلبات والواجبات الوظيفية لمديري المكاتب والسكرتارية.
• أبرز مشكلات وعوائق العمل المكتبي.
• ضغوط العمل في مكاتب السكرتارية.
• سمات وخصائص أخصائي الأعمال الإدارية والمكتبية المتميز.
• سمات وخضائص المساعد الإداري والسكرتير التنفيذي الناجح.
• دور التخطيط والتنظيم في نجاح العمل المكتبي.
• العملية الإدارية المكتبية.

مهارات التواصل الفعال
 

• مهارات التواصل الفعال مع الأخرين: الموظفين والإدارات العليا وكبار الشخصيات.
• معوقات الاتصال الفعال.
• سمات وخصائص الزملاء، الإدارة العليا وكبار الشخصيات وكيفية التعامل مع كل منهم.
• مهارات الحزم و التفاوض
• الذكاء العاطفى و المهارات الأجتماعية
• مهارات الاستماع.
• ﺍﻹﻋﺪﺍد للمقابلات والتعامل مع زوار المكتب
• قواعد البروتوكول والإتيكيت العامة في التعامل مع الزملاء وكبار الشخصيات.

المهارات المكتبية الرئيسية:
 

• إعداد جدول الأعمال وتنظيم السفريات.
• تنظيم الاجتماعات.
• مهارات الكتابة الفعالة لمحاضر الاجتماعات.
• تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات
• أسس هندرة المكاتب.
• هندرة حفظ أوراق المكتب (التصنيف – الترقيم – الهندسة).
• مهارة تقليص الاعمال الورقية في المكاتب.
• مهارات استخدام الهاتف وبناء الشخصية الهاتفية.
• مهارات الكتابة الفعالة للعمل المكتبي.
• مهارات استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة.
• أبرز قواعد وأساسيات الإتيكيت المكتبي.
• إعداد وتنظيم الاجتماعات واللجان.
• كيفية توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات ومتابعتها.
• تطبيق عملي.

مهارات إدارة الوقت وزيادة الإنتاجية
 

• مفهوم الوقت وأهميته في الإدارة.
• تحليل المؤثرات على الأداء اليومي.
• تنظيم الوقت ومحاربة مضيعات الوقت.
• وضع الأهداف الذكية وصياغتها.
• أساليب تحديد الأولويات والأسبقيات وعلاقتها بالوقت.
• الوسائل الحديثة لإدارة الوقت.
• الأسلوب الفعال لتنظيم المهام.

 فن صياغة التقارير والمراسلات الإدارية
 

• أسس وسمات التقارير والمراسلات الإدارية.
• مهارة الكتابة الإدارية المتميزة وصياغة التقارير والمراسلات.
• مهارات التلخيص.
• كتابة الملاحظات.
• كتابة محاضر الاجتماعات.
• قواعد كتابة البريد الإلكتروني.
• تطبيق عملي.

مهارات الأرشفة والاحتفاظ بالملفات والمستندات
 

الاتجاهات الحديثة في العمل المكتبي

• دور عصر تكنولوجيا المعلومات في تطوير الإدارة الإلكترونية للعمل المكتبي.
• سمات وخصائص الإدارة الإلكترونية للعمل المكتبي.
• ما هي مواصفات مدير المكتب والسكرتير الإليكتروني؟
• تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونيًا.
• تنظيم الاجتماعات إلكترونيًا.
• تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونيًا.
• التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية.
• كيفية الرقابة على الأداء المكتبي.
• ورشة عمل متكاملة على جميع محاور البرنامج التدريبي.